Sosialisasi/Bimtek Kearsipan

Penulis: Ningsih Torunde

Poso, 4 Desember 2025

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Poso melalui Bidang Pengolahan Arsip telah menyelenggarakan bimbingan teknis kearsipan kepada PPPK yang diangkat sebagai tenaga arsiparis di organisasi pemerintah daerah.

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan, memantapkan pemahaman tentang manajemen arsip, mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif), memastikan keamanan informasi.

Namun tenaga arsiparis yang ada baru di empat OPD dan 4 bagian sekretariat daerah. 2 orang di Dinas Kependudukan dan Pencatan Sipil, 4 orang di Bagian Setdakab, dan masing-masing 1 orang di Bappelitbangda, BKPSDM, Bapenda dan Dinas Pertanian.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Bapak Markus Wutabisu, S.H., M.M memberikan sambutan sekaligus membuka kegiatan dimaksud yang dilaksanakan pada hari kamis, 27 November 2025. Beliau menyampaikan pula kebijakan kearsipan, bahwa Kabupaten Poso telah memiliki Perda Nomor 7 tahun tentang Penyelenggaraan Kearsipan, Perbup No 27 Tahun 2024 Tentang Jadwal Retensi Arsip, sebagai dasar untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) serta pengolah arsip di OPD.

Beberapa Permasalahan Penumpukan Arsip Di unit kerja (OPD: Inefisiensi peralatan kearsipan, pemanfaatan yang tidak efektif, penyusutan arsip belum berjalan secara sistemik dan terkendali, penemuan kembali arsip (Retrieval), dan kinerja Lembaga Kearsipan (LKD) belum berjalan optimal.

Apa penyebab dari permasalahan yang Ada? berikut penjelasannya:

Pengorganisasian Pengelolaan Arsip, Belum jelas. (Unit Pengolah yang merupakan Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya). Penempatan SDM kearsipan belum merata. Instrumen kearsipan belum selaras dengan klasifikasi. Pengelolaan arsip belum dibangun system pengelolaan arsip yang sistemik. Penataan fisik arsip (tekstual) belum menjadi prioritas dan rutin. Belum tersedianya anggaran kearsipan di masing-masing OPD dan LKD (baik untuk penataan maupun pembinaa dan pengawasan). Belum tersedianya sistem informasi penyelamatan arsip statis yang terkendali.

Seperti yang disampaikan oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Poso, Dr. Wangintowe Tundugi, M.Pd, berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka solusi dan strategi untuk melakukan penyelamatan arsip daerah atau OPD dapat dilakukan seperti berikut: Program penataan arsip dinamis secara masif di seluruh OPD. Penyusutan arsip OPD sesuai ketentuan yang berlaku. Pengolahan arsip statis. Pemanfaatan arsip statis melalui penguploadan di SIKN/JIKN. 

Sehingga Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Poso melaksanakan : Bimbingan Teknis pengelolaan dan penataan arsip dinamis bagi arsiparis dan pengolah arsip di OPD. Bimbingan teknis penyusutan arsip, pendampingan dan pengawasan serta evaluasi rutin bagi penyelenggaraan kearsipan, baik arsip dinamis maupun arsip statis.

Sedangkan untuk materi pengolahan dan penataan arsip dinamis, baik arsip aktif dan inaktif disampaikan oleh narasumber Arsiparis Ahli Muda, Agustin Suryaningsi Torunde, S.Sos., M.AP.

Sesuai UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 Angka 2

Arsip  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai  bentuk dan media sesuai dengan perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan  diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga          pendidikan,     perusahaan, Organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,  berbangsa, dan bernegara

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga  negara dan kegiatan yang menggunakan  sumber dana negara dinyatakan sebagai  arsip milik negara.

“arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang  dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber  dana negara.

Arsip sangat penting sebab menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa

Kegiatan Bimtek ini berjalan dengan lancar, dilaksanakan satu hari kerja. Harapannya, setelah belajar mengolah arsip dinamis, maka ketika arsiparis ini kembali ke OPD bisa langsung action melaksanakan pemilahan, pengolahan arsip yang akan menghasilkan daftar berkas arsip aktif dan inaktif.

Sehingga penyusutan arsip bisa segera dilaksanakan, dimusnahkan sesuai jadwal retensi arsip, yang akan menyebabkan arsip di OPD tidak lagi bertumpuk, rusak dan dibuang percuma.